Polityka prywatności

Ostatnia aktualizacja: 9 listopada 2026 r.

Ta polityka wyjaśnia, jak przetwarzamy dane osób odwiedzających serwis GEROMED pod adresem www.geromed.pl, kontaktujących się z przychodnią oraz korzystających z jej usług. Informacje dotyczące pacjentów znajdują się również na stronie Ochrona danych osobowych pacjentów.

1. Administrator danych i kontakt

Administratorem danych osobowych jest GEROMED Poradnie Specjalistyczne, ul. Ariańska 8/6, 31-505 Kraków, NIP: 6762015492, REGON jednostki: 120801365-00021, numer księgi rejestrowej podmiotu wykonującego działalność leczniczą: 000000023471.

W sprawach danych osobowych i realizacji swoich praw można skontaktować się z nami:

• mailowo: geromed@geromed.pl,
• telefonicznie: 601 44 50 48,
• pisemnie na adres: ul. Ariańska 8/6, 31-505 Kraków.

Przychodnia nie wyznaczyła inspektora ochrony danych. Pytania dotyczące ochrony danych należy kierować bezpośrednio do Administratora.

2. Jakie dane przetwarzamy?

• Kontakt z przychodnią: dane podane w wiadomości lub rozmowie, w szczególności imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu i treść korespondencji.
• Rejestracja i leczenie: dane identyfikacyjne, kontaktowe oraz dane dotyczące zdrowia potrzebne do udzielania świadczeń i prowadzenia dokumentacji medycznej, w zakresie wynikającym z przepisów.
• Korzystanie ze strony: dane techniczne połączenia zapisywane w logach serwera, w szczególności adres IP, data i godzina żądania, adres wyświetlanej strony lub pliku, kod odpowiedzi serwera oraz informacje przekazywane przez przeglądarkę o oprogramowaniu i urządzeniu.
• Monitoring w przychodni: obraz obejmujący rejestrację, poczekalnię i ciągi komunikacyjne. Monitoring nie obejmuje gabinetów lekarskich ani toalet.

3. Cele i podstawy przetwarzania

• Odpowiadanie na wiadomości: art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Naszym prawnie uzasadnionym interesem jest prowadzenie korespondencji i udzielanie odpowiedzi. Gdy kontakt dotyczy zawarcia lub wykonania umowy, podstawą jest także art. 6 ust. 1 lit. b RODO, w zakresie niezbędnym do tego celu.
• Rejestracja i kontakt organizacyjny: art. 6 ust. 1 lit. b RODO w zakresie niezbędnym do zawarcia lub wykonania umowy oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO w zakresie potwierdzania, przypominania i odwoływania wizyt. Naszym interesem jest sprawna organizacja przyjęć.
• Świadczenia zdrowotne i dokumentacja medyczna: art. 6 ust. 1 lit. c oraz art. 9 ust. 2 lit. h RODO w związku z ustawą o działalności leczniczej i ustawą o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta.
• Rozliczenia i obowiązki podatkowe: art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z przepisami podatkowymi i rachunkowymi.
• Działanie i bezpieczeństwo strony: art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Naszym interesem jest udostępnianie serwisu, wykrywanie błędów i ochrona przed nadużyciami. Wykorzystywane są do tego dane techniczne i logi serwera.
• Monitoring: art. 6 ust. 1 lit. f RODO w związku z art. 23a ustawy o działalności leczniczej. Naszym interesem jest bezpieczeństwo pacjentów i personelu oraz ochrona mienia.
• Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń: art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a w odniesieniu do danych dotyczących zdrowia także art. 9 ust. 2 lit. f RODO. Naszym interesem jest ochrona praw Administratora.

4. Formularz kontaktowy

Formularz służy do przekazania imienia i nazwiska, adresu e-mail, tematu i treści wiadomości do przychodni za pośrednictwem poczty elektronicznej. Imię i nazwisko oraz adres e-mail są wymagane; temat i treść są opcjonalne. Podanie danych jest dobrowolne, ale bez pól wymaganych nie można wysłać formularza, a bez adresu e-mail nie możemy odpowiedzieć tą drogą.

Wiadomości wykorzystujemy do obsługi korespondencji na zasadach opisanych w tej polityce. Kontakt nie wymaga zgody na marketing. Formularz ma proste pytanie zabezpieczające oraz limity zgłoszeń. W tym celu na serwerze zapisywane są krótkotrwały token, czas próby i pseudonimizowany identyfikator połączenia. Nie zapisujemy treści wiadomości ani adresów e-mail w plikach zabezpieczeń formularza i nie stosujemy zewnętrznych usług CAPTCHA.

Pytanie jest ważne 15 minut. Liczniki prób są uwzględniane przez 10 minut, a globalny licznik wysyłek przez godzinę; nieaktualne wpisy są usuwane przy obsłudze kolejnych żądań. Dane te służą wyłącznie ochronie formularza przed nadużyciami, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Formularz nie dodaje w tym celu plików cookies.

O wysłaniu wiadomości informujemy dopiero po przyjęciu jej przez serwer pocztowy. Jeżeli formularz jest niedostępny lub wysyłka się nie powiedzie, wyświetlany jest odpowiedni komunikat i można skontaktować się mailowo lub telefonicznie.

5. Odbiorcy danych i hosting

Dane udostępniamy w zakresie niezbędnym do danego celu i na właściwej podstawie prawnej. Odbiorcami mogą być:

• dostawcy hostingu, poczty elektronicznej i obsługi informatycznej, działający na podstawie odpowiednich umów i upoważnień,
• dostawcy oprogramowania medycznego oraz obsługi księgowej i prawnej, w zakresie potrzebnym do wykonania usług,
• inne podmioty lecznicze, jeżeli jest to potrzebne do zapewnienia ciągłości leczenia i dopuszczone przepisami,
• organy publiczne i inne podmioty uprawnione do uzyskania danych na podstawie prawa.

Dla serwisu www.geromed.pl wybrano hosting OVHcloud Perso. Dostawcą jest OVHcloud. Hosting wiąże się z przetwarzaniem danych potrzebnych do obsługi połączeń, utrzymania infrastruktury, bezpieczeństwa i prowadzenia logów serwera.

OVHcloud udostępnia także zbiorcze statystyki serwerowe tworzone z danych ruchu poddanych anonimizacji i agregacji. Dotyczą one odwiedzin i działania serwisu. Nie oznacza to dodania do strony analitycznych plików cookies.

6. Okresy przechowywania danych

• Korespondencja e-mail i wiadomości z formularza: 2 lata od otrzymania wiadomości. Jeżeli określone informacje zostaną włączone do dokumentacji medycznej lub dokumentów księgowych, do tych dokumentów stosujemy okresy wymagane przepisami.
• Monitoring: nie dłużej niż 3 miesiące od dnia nagrania. Następnie nagrania są usuwane, chyba że przepisy odrębne stanowią inaczej.
• Dokumentacja medyczna: przez okres wymagany ustawą o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta, co do zasady 20 lat od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu. W przypadkach wskazanych w art. 29 tej ustawy obowiązują inne okresy.
• Dokumenty podatkowe: co do zasady 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku, z uwzględnieniem przepisów wpływających na bieg tego okresu.
• Logi techniczne: zgodnie z retencją właściwą dla usługi hostingowej. OVHcloud wskazuje dla udostępnianych logów okres zależny od usługi, maksymalnie 12 miesięcy. Nie wykorzystujemy ich do tworzenia profili reklamowych.
• Dane potrzebne do obsługi roszczeń: przez okres przedawnienia roszczeń, a w razie wszczęcia postępowania przez czas niezbędny do jego prawomocnego zakończenia, w zakresie dopuszczonym przepisami. Nie zmienia to zasad przechowywania nagrań monitoringu.

7. Pliki cookies

Cookies to niewielkie informacje zapisywane w przeglądarce użytkownika. Kod naszej strony nie ustawia cookies reklamowych ani analitycznych i nie wykorzystuje podobnych mechanizmów do śledzenia odwiedzających.

Hosting OVHcloud może wykorzystywać techniczny plik SERVER ID, którego nazwa może zawierać identyfikator serwera. Pomaga on kierować kolejne żądania do tego samego serwera obsługującego stronę. Według dokumentacji OVHcloud jest przechowywany krócej niż 24 godziny i służy działaniu infrastruktury.

Dla mechanizmów niezbędnych do transmisji lub dostarczenia usługi żądanej przez użytkownika zgoda nie jest wymagana na podstawie art. 399 ust. 3 Prawa komunikacji elektronicznej. Obecnie strona nie uruchamia mechanizmów wymagających zgody na cookies reklamowe lub analityczne.

Plikami cookies można zarządzać w ustawieniach przeglądarki, w tym usuwać je i ograniczać ich zapisywanie. Jeżeli w przyszłości dodamy narzędzia wymagające zgody, uruchomimy je dopiero po jej uzyskaniu, z możliwością odmowy i późniejszej zmiany decyzji.

8. Odnośniki i dane poza EOG

Mapa na stronie jest obrazem przechowywanym razem z serwisem. Nie jest osadzoną usługą Google Maps i jej samo wyświetlenie nie nawiązuje połączenia z Google. Kliknięcie odnośnika do Map Google otwiera usługę zewnętrzną, której dostawca przetwarza dane na własnych zasadach. Podobnie działają pozostałe odnośniki do stron zewnętrznych.

Umowa powierzenia OVHcloud określa zasady korzystania z podwykonawców i wsparcia technicznego, w tym przypadki przetwarzania poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Jeżeli w ramach danej usługi dochodzi do takiego przekazania, wymagane są zabezpieczenia przewidziane w rozdziale V RODO, np. decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony albo standardowe klauzule umowne.

Warunki dostawcy i informacje o zabezpieczeniach są dostępne w dokumentach OVHcloud. O informacje dotyczące przetwarzania danych przez przychodnię oraz kopię mających zastosowanie zabezpieczeń można zwrócić się do Administratora. Zamieszczenie odnośnika do innego serwisu nie powoduje automatycznego przekazania mu treści korespondencji z przychodnią.

9. Twoje prawa

Na zasadach określonych w RODO przysługuje Ci prawo do:

• dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii,
• sprostowania danych nieprawidłowych i uzupełnienia niekompletnych,
• usunięcia danych w przypadkach przewidzianych prawem,
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany,
• cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeżeli określone przetwarzanie jest na niej oparte; nie wpływa to na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.

Prawo sprzeciwu: wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO można wnieść sprzeciw z przyczyn związanych ze swoją szczególną sytuacją. Dotyczy to m.in. korespondencji, bezpieczeństwa serwisu i monitoringu. Administrator rozpatrzy sprzeciw zgodnie z art. 21 RODO.

Zakres praw zależy od celu i podstawy przetwarzania. Żądanie usunięcia danych nie powoduje usunięcia dokumentacji medycznej, którą musimy przechowywać na podstawie przepisów. Dane przetwarzane wyłącznie z obowiązku prawnego nie podlegają prawu sprzeciwu właściwemu dla art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Wniosek można przesłać na geromed@geromed.pl lub złożyć pisemnie w przychodni. W razie uzasadnionych wątpliwości możemy poprosić o informacje niezbędne do potwierdzenia tożsamości osoby składającej wniosek. Odpowiedzi udzielamy co do zasady w ciągu miesiąca. W przypadkach przewidzianych w RODO termin może zostać przedłużony, o czym informujemy wraz z uzasadnieniem.

10. Skarga do UODO

Jeżeli uważasz, że przetwarzanie Twoich danych narusza przepisy, możesz wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa. Informacje o sposobach złożenia skargi znajdują się na stronie UODO.

11. Dobrowolność i zautomatyzowane decyzje

Podanie danych w korespondencji jest dobrowolne. Brak danych potrzebnych do rozpoznania sprawy lub odpowiedzi może uniemożliwić jej obsługę. Dane wymagane przepisami w związku z rejestracją, udzielaniem świadczeń i dokumentacją medyczną są przetwarzane na zasadach opisanych również w informacji RODO dla pacjentów.

Nie podejmujemy wobec użytkowników strony decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały. Strona nie służy do profilowania reklamowego.

12. Bezpieczeństwo i aktualizacje

Stosujemy środki organizacyjne i techniczne odpowiednie do rodzaju danych, w tym kontrolę dostępu i szyfrowanie połączenia ze stroną przez HTTPS. Dostęp do danych mają osoby upoważnione i podmioty świadczące usługi w niezbędnym zakresie.

Politykę aktualizujemy przy zmianie zasad przetwarzania, funkcji serwisu lub przepisów. Aktualna wersja jest dostępna pod odnośnikiem „Polityka prywatności” w stopce strony. Uruchomienie wysyłki formularza lub dodanie nowych narzędzi wymaga uwzględnienia ich rzeczywistego działania w tej informacji.